Donnerstag, 11. Dezember 2008 15:05
Ich komme um zu gehen: Projekt 6
KundenbeschreibungDas Unternehmen erbringt Servicedienstleistungen mit dem Schwerpunkt auf Reparaturen an Technologieprodukten aus dem Bereich Banking, IT und TK.
Die Kernkompetenz liegt im der sogenannten “Level 3″ oder Chip-Level Reparatur sowie der elektromechanischen Instandsetzung von Baugruppen und Modulen aber auch im Warehousing.
Die Kundenanforderungen in diesem After Sales Bereich sind immer sehr Kundenspezifisch über anspruchsvolle Service-Level-Agreements (SLA) für Durchlaufzeiten und Ausführungsqualität gekennzeichnet.
Projektbezeichnung
Operative Neuausrichtung der Organisation & Prozessoptimierung, eines Internationalen Repair -Centers in Deutschland.
Ziel: Ausgeprägte, nachhaltige, Effizienzsteigerung.
Projektbeschreibung
Die Weichenstellung für die Vergabe dieses Projektes durch den Auftraggeber erfolgte durch den Weggang des Angestellten Operationsmanager, welcher wieder ins Ausland wechselte, dar.
Die Auftragsvergabe erfolgte im Mai 2007 und wurde vom Auftragsgeber wie folgt definiert
Neuausrichtung der Organisation und Prozessoptimierung mit dem Ziel einer ausgeprägten, nachhaltigen Effizienzsteigerung.
Verantwortungsbereich:
Durchschnittlich 200 Mitarbeiter (variabel durch die Anzahl der Leihmitarbeiter) in 8 Abteilungen
Ca. 25 M-€uro Ums. Ca.280.000 Reparaturen p.a., ca. 200.000 Spareparts, ca. 650.000 Logistikvorgänge p.a,
ca. 100.000 Vorgänge p.a. im Warehousing zusätzlich zu den Reparaturen.
Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
Mitglied im Management Board bestehend aus: CEO, CFO, COO (ich), CS, BDE
Die Ziele im Detail:
- Aufbau eines Fix Angestellten Operationsmanager bis spätestens 31.1.2008, bzw. mit Beendigung der Reorganisation.
- Implementierung 5S-Abrbeitsplatzorganisation
- Entwicklung und Implementierung neuer Planungs- und Controlling-Tools
- Erstellung einer Kundenorientierten P&L
- Reduzierung der Reklamationen
- Outsourcing eines Kunden und dessen Produkte aus dem bestehenden RC in eine neue Niederlassung und Umverteilung betroffenen Mitarbeiter in bestehende Repair-Gruppen.
- Gravierende nachhaltige Effizienzsteigerung aller RC-Gruppen und der Logistik.
- Umbau der RC-Gruppen von Technologie- auf Kundenorientierung inkl. Personalverteilung in Abstimmung mit dem Betriebsrat.
- Reduzierung der unproduktiven Arbeitszeiten (nicht direkt auf Reparaturen anrechenbare Tätigkeiten)
- Ressourcen- und Auftragsplanung auf Mitarbeiterbasis
- Integration eines Neuen Großkunden mit neuem Produkt- und Technologiespektrum
- Realisierung vereinbarter SLA
- Nachhaltiger Abbau von Auftragsüberbestand
- Kürzere Entscheidungswege
- Aktive Mitarbeit der Dienstnehmer
Ich kam
Ausgangsbasis
Die Gruppen waren Technologie orientiert aufgestellt und die jeweiligen Gruppenleiter planten die jeweiligen Personalressourcen mit zum Teil differenten Methoden und Tools sehr global.
Auch die Arbeitplatz- und Ablauforganisation wurde individuell betrachtet wodurch die Produktivität beeinflußt wurde.
Problemstellung
Die Umstellung von Technik auf Kundenorientierung verursachte nicht unerhebliche Veränderungen im Rahmen der MA. Es änderten sich die Vorgesetzten und zum Teil auch die Aufgaben. Dies erforderte Abstimmungsaufwand mit dem Betriebsrat.
Vor allem mußten neben den Organisatorischen Änderungen und Arbeitsplatzverschiebungen die MA an die neuen Herausforderungen herangeführt werden.
Zusätzlich mußten die bestehenden Auftragsüberbestände abgebaut, der SLA erheblich verbessert und für einen Kunden neue innovative Prozesse und Wege gefunden werden.
Strategie /Methode/ Auswirkungen
Heranführen der MA an mehr Selbstverantwortung und aktiver Mitarbeit bei der Produktivitätssteigerung. Außerdem sollte die Identifikation mit dem Kunden verstärkt werden.
Einen wichtigen Faktor aus Kundensicht stellt hier auch die Einführung von 5S dar.
Die MA wurden durch Information dazu ermächtigt Ihre Tätigkeit in der Auswirkung auf den Kunden zu betrachten. D.h. den MA wurden alle Tagespläne inkl. der dadurch erreichbaren Unternehmensziele, plus des erzielten Ergebnisses täglich, kommentiert und kommuniziert, veröffentlicht. Sie lernten dadurch sehr schnell welche Auswirkungen, eine Planabweichung hat. Dadurch konnten sie zu einer eigenverantwortlicheren und aktiveren Mitarbeit motiviert werden.
Diese führte zu mehren Verbesserungsvorschlägen.

Unter anderem auch der Hinweis auf das Reinigungsverfahren mit Trockeneis.
Und ging
mit dem Resultat das auf Grund dieser Vorgehensweise alle Optimierungen (Reinigung, Verpackung, Controlling, usw.) so Effizienzsteigernd umgesetzt wurden das alle Ziele vorzeitig erreicht werden konnten.
Umsatz-/Ertragssteigerung
in 176 Projekttage
- bis zu 40% Zeitreduzierung bei der Reinigung je nach Produkt
- bis zu 25% Zeit und Materialeinsparung bei der Verpackung
- bis zu 30% Reduzierung der Unproduktiven Arbeitszeiten
- bis zu 90% Steigerung der SLA-Performanz (von 53% auf 91%- 95%) bei vereinbarten 95%
- bis zu 50% Reduzierung Reklamationen
- bis zu 100% Abbau Auftragsüberbestand
Prozessverbesserungen
- Kdn-bezogene, IT-geführte, Lagerorte für unfertige Reparaturen
- Neues Reinigungsverfahren
- Neues Verpackungsverfahren
- Reduzierung herkömmlicher Putzmittel (Öko)
- Abbau der Staubbelastung am Arbeitsplatz (Sozial)
- MA-bezogener Ressourcenplan inkl. Web-Tool für Krankenstandmeldungen und Urlaubplanung
- Einhaltung der SLA
- Tagesaktuelle Ergebniskontrolle
- MA-Zielvorgaben
- IT-Organisierte Reparaturanweisungen (Minimierung des Wissensverlustes)
Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen
Die Optimierungen brachten nachhaltige Produktivitäts- aber auch Effektivitätssteigerungen von bis zu 30%. Dadurch ist es möglich in Zukunft die MA-Ressourcen SLA-Relevanter zu planen und somit zukünftig Auftragsüberbestände weitestgehend zu vermeiden.
Die Kundenzufriedenheit wurde, durch Kundenstatements dokumentiert, stark verbessert.
Organisatorische Verbesserung
Es gibt ein vorausblickendes MA-Ressourcen Monitoring. Somit können Ressourcenengpässe bereits beim Reparatureingang erkannt werden und Gegenmaßnahmamen rechtzeitig getroffen werden.
Durch die Einführung eines Operationscontrolling gelingt es jetzt Abweichungen von den Zielvorgaben rechtzeitig zu erkennen.
Stärkung Marktposition
Auf Grund der Prozessoptimierung gelang es, dem Unternehmen weitere USP´s zu generieren, welche Mitbewerber nicht aufweisen können.
Durch die Effizienzsteigerung und die dadurch erhöhte Performanz bei einem Pilotprojekt konnte ein Großauftrag fixiert werden.
Weitere Projektgespräche wurden initiiert.
Verbesserungen, Innovationen
Durch die Optimierung des Reinigungsablaufes und Implementierung einer neuen Technik für die Reinigung und Verpackung, verbesserte sich die Lieferqualität. Dadurch wurdenn auch die betroffenen Kunden in die Lage versetzt, sich gegenüber Ihren Mitbewerbern, hervorzuheben.
Die Verbesserungen haben eine extreme Reichweite. z.B. Sauberkeit/Hygiene für Telefone in Spitälern.
Qualifizierung der Mitarbeiter
Gruppenleiter und Mitarbeiter konnten durch regelmäßigen, teils Täglichen, Besprechungen in die Lage versetzt werden die neuen Planungs- und Controllingstools optimal zu nutzen, die Wirtschaftlichen Zusammenhänge besser zu verstehen und konnten dadurch merkbare Fortschritte in der Mitarbeiterführung gemacht.
Zufriedenheit/Akzeptanz
(Auszüge aus dem Referenzschreiben)
…..Er stellte jederzeit die konsequente Erfüllung der Kundenerwartung hinsichtlich Servicequalität und Auftragsdurchlaufzeit sicher. Gleichzeitig legte er klaren Focus auf die Erhöhung der Effizienz der operativen Prozesse und entwickelte diese konsequent weiter.
…..hat sich nach seiner Beauftragung sehr schnell in die für Ihn neue Aufgabenstellung eingearbeitet und wurde schnell von der gesamten Belegschaft anerkannt, die er sehr konsequent mit sehr viel Erfahrung und Augenmaß führte.
…..verstand es aber auch, sich in schwierigen Situationen mit de erforderlichen Konsequenz durchzusetzen und die Mitarbeiter zu optimalem Arbeitseinsatz zu führen.
Sicherung und Schaffung von Arbeitsplätzen
Mit dem Organisationsumbau, den implementierten Prozessoptimierungen und neuen Techniken und der, nicht unwesentlichen, erzielten Effizienzsteigerungen wurde der Standort mit rund 200 Mitarbeitern noch besser abgesichert und sogar Leihmitarbeiter konnten mit direkten Verträgen übernommen.
Soziale Verantwortung und langfristige Auswirkungen
Allen Mitarbeitern konnte vermittelt werden das die zum teil gravierenden Aufgabenveränderungen im Rahmen von, 5S-Organisation, Kundenorientierung, Mitarbeiterplanung, RC-Controlling, usw., eine Vorrausetzung für eine langfristige Kundenzufriedenheit, Ertragssicherung und Standortsicherung darstellt